پلمپ دفاتر


تعریف پلمپ دفاتر :
طبق ماده ۶ قانون تجارت، تمام اشخاص حقیقی و حقوقی بعد از ثبت شرکت ، به منظور اظهار درآمد ها و هزینه های خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند.

به عبارت دیگر، هرگاه یک شرکت به ثبت برسد، باید طبق قانون یک سری دفاتر تهیه نمایند. در این دفاتر هزینه ها و درآمد های شرکت ثبت می شود. دفاتر روزنامه و دفتر کل و هر دفتری که وزارت دادگستری آن را لازم دانسته باشد، از جمله این دفاتر است. این دفاتر بایستی قبل از اینکه در آنها مطلبی نوشته شوند توسط نمایندگان اداره ثبت پلمپ شود. پلمپ دفاتر سال 99 یکی از موضوعات مهمی است که با نزدیک شدن به آخر سال باید به آن توجه شود. پس اگر هنوز این مهم را انجام نداده اید کافیست در بخش راهنمای پلمپ دفاتر سال 99 در این مقاله از جزییات آن و مراحل درخواست پلمپ دفاتر بهره مند شوید.

در صورتی که دفاتر قانونی ( دفاتر تجاری ) پلمپ نشوند، شرکت جریمه مالیاتی خواهد شد. ما در این مقاله جزییات و نکاتی که شما هنگام پلمپ دفاتر سال 99 به آن نیاز دارید ذکر می کنیم. اما قبل از آن باید این دفاتر را به طور مختصر تعریف کنیم :

دفتر روزنامه
دفتر کل
دفتر دارایی
دفتر کپیه یا اندیکس
دفتر روزنامه :
دفتری است که شرکت باید روزانه تمام عملیات خود شامل مطالبات ، دیون ، داد و ستد تجاری ، معاملات راجع به اوراق تجاری و به طور کلی تمام فعالیت های مالی خود و حتی وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند را در آن ثبت کند. به عبارت دیگر ، دفتر روزنامه دفتری است که روزانه ریز هزینه ها و سود و زیان در آن وارد می شود و با توجه به آن مشخص می شود که شرکت در طول روز چقدر درآمد به دست آورده است.

دفتر کل :
دفتری است که شرکت باید تمام معاملات خود را حداقل هفته ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج نموده و انواع مختلف آن را تفکیک و هر نوع آن را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت نماید به عبارت دیگر،. دفتر کل مانند دفتر روزنامه است یعنی ریز هزینه ها و سود و زیان در آن وارد می شود با این تفاوت که مقادیر به جای آن که به صورت روزانه ثبت شود باید به صورت هفتگی ثبت گردد.

دفتر دارایی :
دفتری است که شرکت باید هر سال لیستی کاملی از تمام دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال قبل خود را با جزییات کامل مشخص کرده و در آن دفتر ثبت و امضا نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام شود.

دفتر کپیه :
دفتری است که شرکت باید تمام مراسلات و نامه های ارسالی و دریافتی، تلفکس، فاکتورهای خود را در آن ثبت نماید. دفاتر تجاری (به جز دفتر کپیه) بر اساس ماده ۱۱ و ۱۲ قانون تجارت باید از طرف اداره ثبت شماره گذاری و امضا و پلمپ شود.
دفاتر دیگری از قبیل دفتر معین، دفتر ضمانت نامه ها، دفتر صندوق و … نیز مورد استفاده قرار می گیرد که اختیاری است و از نظر قانونی الزامی برای استفاده از آن ها وجود ندارد، بلکه برای تسهیل اداره امور شرکت ها استفاده می شود.

دلیل اینکه این دفاتر به عنوان دفاتر پلمپ ، نام گذاری شده این است که تمام صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند. بنابراین تمام شرکت ها در صورتی که کارکرد داشته باشند برای مشخص کردن عملکرد مالی خود بایستی این دفاتر را تکمیل کرده و ارائه نمایند. همچنین در صورتی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد برای اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، بایستی دفاتر پلمپ شده خود را سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تحویل دهند.

اشخاص مشمول عملیات پلمپ :
کلیه اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکتها به ثبت رسیده اند .
کلیه اشخاص حقیقی دارنده کسب وکار ( گروه اول موضوع آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م )
اشخاصی که مجموع فروش آنها و یا ۱۰برابر درآمد آنها طبق برگ قطعی مالیات از سال ۹۱ به بعد بیش از ۳ میلیارد تومان بوده است. در مورد اشخاص حقیقی دارای کسب و کار که خدماتی ارایه می دهند مثل وکلا ، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان ۱.۵ میلیارد تومان بیشتر می باشد.
تشکل های قانونی مثل ( انجمن ها ، احزاب ، اتحادیه های صنفی )
اشخاص زیر بدون در نظر گرفتن حجم فعالیتشان جزء مؤدیان گروه اول آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق م م به حساب می آیند.

دارندگان کارت بازرگانی )واردکنندگان و صادرکنندگان(؛
صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه
بهره برداری از وزارتخانه ذیربط ؛
صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر؛
صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، کلینیک های تخصصی
صاحبان مشاغل صرافی؛
فروشگاه های زنجیره ایی دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط
طبق ماده ۶ قانون تجارت کلیه تجار مکلفند رویدادهای مالی عملیات تجاری خود را در دفاتر قانونی روزنامه و کل ثبت کنند.

مدارک مورد نیاز جهت پلمپ :
مدارک مورد نیاز جهت ارائه دفاتر پلمپ اشخاص حقیقی :

اصل اظهارنامه پلمپ مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
تصویر کارت ملی متقاضی پلمپ دفاتر
تصویر پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
مدارک مورد نیاز جهت ارائه دفاتر پلمپ اشخاص حقیقی :

اما مدارک مورد نیاز جهت پلمپ دفاتر تجاری برای اشخاص حقوقی متفاوت است. بنابراین شرکت هایی که قصد دارند کار پلمپ دفاتر را انجام دهند باید مدارک بیشتری را نسبت به اشخاص حقیقی تهیه نمایند. این مدارک شامل موارد زیر است:

اصل اظهارنامه پلمپ مهر و امضا شده دریافتی از اینترنت
تصویر آخرین روزنامه رسمی شخصیت حقوقی
تصویر کارت ملی مدیر عامل
اصل یا تصویر وکالتنامه و یا معرفی نامه در خصوص اشخاص دولتی
مهلت ارائه دفاتر سال 99 :
اما مسئله مهم این است که چه زمانی باید دفاتر را پلمپ کرد؟ اگر در زمان مقرر شده این کار را انجام ندهید از طرف حوزه دارایی مشمول جریمه خواهید شد. پس باید زمان اقدام برای اخذ دفاتر پلمپ شده را بدانید. بنابراین لازم است تا با مطالعه بخش مراحل درخواست پلمپ دفاتر ، از جزییات و نکات مهم این موضوع مهم باخبر باشید.

برای اخذ دفاتر پلمپ شده سال، همواره باید سال قبل از آن یعنی پیش از شروع سال مالی جدید اقدام به پلمپ نمود. برای مثال برای دریافت پلمپ دفاتر سال 99 باید تا پایان اسفند سال 98 اقدام نمود . مگر اینکه تمام صفحات دفاتر قبل از پایان سال مالی تمام شده و نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت می توانند دفاتر جدید دریافت کنند. لازم به ذکر است که بهتر است از ابتدا دفتر روزنامه و دفتر کل با تعداد صفحات بالا را انتخاب نمایید تا هزینه پلمپ دفاتر شما زیاد نشود.

حال سوال پیش می آید که دفاتر روزنامه و کل چه شرایطی باید داشته باشند تا پلمپ شوند؟

صفحات دفتر روزنامه و دفتر کل باید دارای شماره ترتیب اعم از ردیف یا مترادف بوده و نخ کشی شده باشد. متصدی امر کلیه صفحات آن را شمارش و به مهر مخصوص ممهور می نماید و تعداد صفحات را در ابتدا و انتهای آن با تصریح به اسم و مشخصات تاجر صاحب دفتر، قید و اعداد را با تمام حروف نوشته و دو طرف آن را با مهر سربی که وزارت دادگستری تهیه نموده پلمپ می کند. دفتر کپیه نیازی به پلمپ و ثبت ندارد. به موجب ماده‌ 10 قانون تجارت دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات، مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت کند.

شرکت مکلف است معاملات خود را در دفاتر یاد شده به ترتیب ثبت کند. تراشیدگی، مخدوش نمودن و گذاشتن صفحات سفید بیش از اندازه به موجب ماده ۱۳ قانون تجارت ممنوع است. شرکت باید این دفاتر را حداقل تا ۱۰ سال نزد خود نگه دارد.

چرا باید دفاتر را پلمپ کرد؟
قانونگذار برای دفاتر تجاری اهمیت خاصی قائل شده و این دفاتر بین تجار از سندیت برخوردار است. برای جلوگیری از تقلب و وارد کردن بعضی از اقلام به تاریخ های بعد پیش بینی هایی صورت گرفته است که تا جایی که ممکن است شرکت نتواند بعداٌ ارقامی را در دفاتر خود اضافه کنند.

طبق ماده ۱۱ قانون تجارت ، دفاتر مذکور در ماده ۶ به استثنای دفتر کپیه پیش از آنکه در آن چیزی ثبت شده باشد توسط نماینده اداره ثبت امضا خواهد شد. برای دفتر کپیه امضای نماینده اداره ثبت لازم نیست ولی باید اوراق آن دارای نمره ترتیبی باشد.

حق امضا برای هر صد صفحه با کسور آن دو ریال و به علاوه مشمول ماده ۱۳۵ قانون ثبت اسناد است. بنابراین دفاتر روزنامه، کل و دارایی و همچنین هر دفتری که داشتن آن را وزارت دادگستری الزامی دانسته، باید قبل از نوشتن هر چیزی در آن، به وسیله نمایندگان اداره کل ثبت ، مهر و پلمپ شود.

مواردی که نیاز به پلمپ کردن دفاتر دارند:
ممکن است برایتان سوال پیش آید که دفاتر پلمپ چه کاربرد و کارایی برای شرکت های مربوطه دارد؟

ارایه اظهارنامه مالیاتی : یکی از مواردی که لازم است دفاتر، پلمپ شوند ارائه اظهارنامه مالیاتی است. در شرکت های بزرگی که دفاتر پلمپ شده خود را ارائه ندهند در آینده با جریمه های سنگینی از سوی دارایی روبه رو می شوند.
اخذ کارت بازرگانی : دومین کاربرد دفاتر پلمپ مربوط به دریافت کارت بازرگانی برای صادرات و واردات است. این موضوع برای شرکت هایی که اساس کار آنها بر مبنای صادرات و واردات هستند از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. به همین دلیل لازم است که این گونه شرکت ها حتما نسبت به دفاتر پلمپ خود اقدام کنند.
در حال حاضر بسیاری از شرکت های کوچک و متوسط هم دفاتر پلمپ خود را ثبت نمی کنند و این موضوع خطر جدی برای آن ها به شمار میرود. حتی گاهی منجر به ورشکستگی آن ها خواهد شد. مخصوصا برای سازمان هایی که از این قضیه به طور کامل غافل هستند و سال های مالی پلمپ این دفاتر روی هم انباشته شده است.همین موضوع می تواند بعد از گذشت چند سال منجر به جریمه های بسیار سنگینی برای آن ها شود که شاید شرکت را حتی با خطر ورشکستگی روبرو کند. پس اگر نمی خواهید چنین اتفاق ناخوشایندی برای شما و مجموعه تان پیش آید بهتر است تمامی قواعد و قوانین مربوط به دارایی و اداره ثبت شرکت ها را رعایت کنید که یکی از مهم ترین آن ها می توان به دفاتر پلمپ اشاره نمود که شرکت را از پرداخت جریمه های مالی سنگین نجات می دهد.

دلایل رد دفاتر :

ممکن است مواردی در شرکت به وجود آید که در انتها باعث رد آن دفاتر شود. چه بسا بهتر است که اعضای هیئت مدیره شرکت با این دلایل آشنا شوند تا مرتکب این اشتباهات نشوند. این دلایل عبارتند از :

استفاده از دفاتر سال های گذشته : اولین موردی که منجر به رد دفاتر می شود، استفاده از دفاتر سال قبل است. اگر این خطا اتفاق بیفتد دارایی بلافاصله اقدام دفاتر پلمپ شما را رد کرده و باعث می شود تا تمام زحمات شما از بین برود.
ثبت هرگونه اطلاعات غیرواقعی : دومین دلیل که از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است ثبت اطلاعات غیر واقعی از اعضای شرکت و یا صورت حساب های مالی است. این موضوع کاملا برای دارایی و یا اداره ثبت شرکت ها حائز اهمیت بوده و بهتر است چنین اشتباهی در زمینه ثبت اطلاعات غیر واقعی صورت نگیرد.
ثبت نکردن فعالیت های مربوط به شعب یا شعبه شرکت : در صورتی که شرکت شما شعبه و یا نمایندگی در مناطق دیگر نیز داشته باشد بهتر است اطلاعات مربوط به آنها را نیز قید کنید تا از رد دفاتر شما جلوگیری شود. این نکته برای شرکت هایی که شعبه و نمایندگی دارند از اهمیت بسزایی برخوردار است و لازم است تا به این مورد توجه ویژه ای نمایند.
صفحات بیش از حد سفید گذاشته شده و سفید ماندن تمام صفحات به منظور سو استفاده : یکی دیگر از دلایل رد دفاتر برای شرکت ها بیش از حد گذاشتن صفحات سفید می باشد. سعی کنید تا حد امکان صفحات را خالی نگذارید زیرا اداره ثبت شرکت ها به این موضوع بسیار حساس بوده و ممکن است به همین دلیل دفاتر پلمپ شما را رد کند.
عدم ثبت یک یا چند فعالیت : تمام فعالیت هایی که طی سال مالی گذشته انجام داده اید را باید ثبت کنید. این مورد باعث می شود که دارایی به شرکت شما بیشتر اعتماد کرده و دفاتر شما را تایید نماید.
تراشیدن، پاک کردن، محو کردن و مخدوش کردن مندرجات : پاک کردن و یا از بین بردن مندرجات می تواند منجر به رد دفاتر شما باشد پس در حفظ این اسناد تلاش کنید تا دفاتر پلمپ شما برای این موضوع ساده رد نشود.
درصورتی که دفاتر از پلمپ خارج شده و فاقد یک یا چند برگ باشد : این اتفاق زمانی رخ می دهد که پلمپ شکسته شده باشد و یا بند پلمپ پاره شده باشد. این مورد شاید برای شما ساده به نظر آید اما منجر به رد دفاتر پلمپ می شود.

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *